こんにちは。ニシムラ(@nissy421)です。

突然ですが、あなたはきちんとしたビジネスメールを書けますか?

もし自信を持ってYESと答えられるなら、この記事を読む必要はないでしょう。でももしそうでないなら、この記事はきっとあなたの役に立つはずです。

ブロガーやライターなど、フリーランスでお仕事をする人にとってのビジネスメールの意味や、基本的なルールをまとめました。

ブログのお問い合わせフォームからメールが届くことが増えた

ブログのお問い合わせフォームを開放しています

当ブログには、Contact Form 7というワードプレスプラグインを使ってメールのお問い合わせフォームを設置しています。お問い合わせフォームからメールが送信されると、ブログ専用のメールアドレスへ転送されるように設定しているんですね。

プラグインなので簡単に設置できますし、ブログをはじめたらブログのグローバルメニューやプロフィール欄に早めに設置することをオススメします。

まだアクセスも少ないし、メールなんて来ないでしょ。

と思うかもしれませんが、いつあなたにもチャンスが巡ってくるかわかりませんよ。

最近お問い合わせを頂くことが増えた

最近、お問い合わせのメールを頂くことが増えたんです。

ボクのブログは月間3.4万PVほどなのでまだそれほど大きなメディアではないのですが、いくつかのキーワードでGoogleの検索上位にブログが表示されています。その記事を経由して「こんな記事を書いてほしい」「こんな商品があるから紹介してほしい」なんていうメールが一番多いですね。

あとは最近ブログ運営のお悩み相談もはじめたので、それについてのお問い合わせメールも届きます。

メールが届くのは嬉しいのだけれど

それで、メールが届くのは大変うれしいことなのですが、ひとつ困ったことが。

非常識なメールが多い!!

自分を名乗らない。敬語を使えない。挨拶もない・・・

別に個人でやっているブログなのでそこまでかしこまる必要はないですが、あまりにもヒドい。

ボクはそういうメールには基本的に返信はしません。

一緒に気持ちよくお仕事ができるとは思えないので。

非常識なメールを送ることが驚くほど多い

メールのマナーを知らないブロガーが多い理由

たぶんなのですが、こういう非常識なメールを送りつけてくる人も悪気はないのでしょう。

ブログやアフィリエイトをやっている人の中には、社会人経験がない人も多いんですよね。ビジネスメールって会社勤めをしてたくさんメールを送る中で覚えるものなので、知らないのもムリはありません。

サラリーマンやってて本当によかった

ボクはこれまでいくつかの会社でサラリーマンを経験したのですが、ブロガーやWebライターとして個人でお仕事を受けるようになってそのありがたみを知りました。メールや電話の作法を学べたことは、もしかしたら会社勤めの一番の財産かもしれません。

ボクだってはじめはメールの作法なんて全然知らなかったもの。

だけど、ビジネスメールってフリーランスでお仕事をする上で、何より大切なスキルなんですよ。

ビジネスメールはブロガーの必須スキルだよ

ブロガーやライターをやっていて、ビジネスメールを書けないというのは致命的ですよ。とくに学生さんや新卒フリーランスの人は、どこかで勉強したほうがいい。

ビジネスメールが書けないと、相手に信頼されず、なめられてしまいます。

一緒に仕事がしたいと思ってもらうために、ビジネスメールはブロガーやライターの必須スキルなんです。

最低限抑えておきたいビジネスメールの3つのルール

ビジネスメールには、いくつか定型文があります。

要件だけ送ったほうがわかりやすいよ!!

と思うかもしれませんが、もし野球やサッカーでルールを守らなかったらゲームになりませんよね。ビジネスというゲームにも、楽しくプレーするためのルールがあるのです。ルールを守らないと、マナーを知らない非常識な人と捉えられてしまいます。

文頭には相手の名前を

メール本文の文頭には、相手の名前を書きます。

万が一宛先を間違ってしまったときのために、誰に送っているのかを明示するためです。

  • △△株式会社　◯◯様

相手が役職者である場合には、それも添えます。

  • △△株式会社　代表取締役社長　◯◯様

部署や団体宛てに送るときには、「ご担当」や「各位」を使いましょう。

  • △△株式会社　営業部各位

  • △△株式会社　法人事業部　ご担当（者）様

[aside type=”normal”]CCとBCC
メールの宛先には、TOのほかにCCとBCCがありますよね。CCはCarbon Copy（カーボンコピー）、BCCはBlind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）の略です。カーボンコピーは複写という意味で、同じメールを他の人にも送るときに使います。BCCのBはBlind（＝隠す）という意味で、その人に送ったということ（相手のメールアドレス）を他の人に見せたくないときに使います。

ビジネスメールではよくBCCに自分のアドレスを含めます。こうすると自分の送ったメールの内容を後から参照できるのでオススメです。[/aside]

メール本文の定型表現

メール本文には、挨拶文を書きます。

[aside type=”boader”] いつもお世話になっております。

△△株式会社の◯◯と申します。[/aside]
挨拶文は、はじめてメールを書くときにも必要です。あなたが直接お世話になっていなかったとしても、社会という大きな世界の中では、回り回っていつもお世話になっていますという意味ですね。

続けて、

  • ご連絡ありがとうございます。

なんて添えるとさらに丁寧ですね。

要件を書くときにはたとえば、

  • 表題（掲題）の件ですが、・・・

  • 早速ですが、・・・

と、言いたいことをできるかぎり簡潔に伝えます。

相手のメールに言及したいときは引用を使いましょう。「>」という記号のあとに文章を挿入すると、相手の文章を引用したという意味になります。

[aside type=”boader”] >明日10時に貴社へ伺いたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。

かしこまりました。明日10時にお待ちしております。[/aside]

[aside type=”normal”]ちなみに、御社は話し言葉の敬語です。書き言葉では”貴社”を使いましょう。[/aside]

メールの文末にも挨拶文を忘れずに。

  • お忙しいところ恐縮ですがよろしくお願い申し上げます。

  • 何卒よろしくお願いいたします。

自分の署名を忘れずに

意外と忘れがちなのが署名です。

本文の最後の行に、◯◯と自分の名前を添えましょう。

Gメールなどのアプリではあらかじめ名前やメールアドレス、住所、電話番号を署名として登録することができます。ブロガーであれば、自分のブログのURLやSNSも書いて置くといいですね。

ちなみにボクのブログ用メールアドレスの署名はこんな感じ。

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ニシムラ・ケイイチ / Keiichi Nishimura

Blog : https://keiichinishimura.com/

Twitter : @nissy421

Mail : sample@gmail.com
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まとめ

今回は、ブロガーやライターの必須のスキル、ビジネスメールの書き方についてまとめました。

ボクは自分のやりたい仕事は自分から連絡をして取りに行くストロングスタイルなのですが、そうやって積極的にメールを送れるのもビジネスメールを知っているおかげですし、丁寧に書いた文章は高確率で返信を頂けます。

ぜひあなたもお互いが気持ちよいビジネスメールをマスターして、素敵なお仕事に選ばれる人になりましょう。